Tham khảo
Tại sao phải giảm dung lượng file Excel?
Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc giảm dung lượng file Excel lại quan trọng đến vậy:
- Tăng tốc độ xử lý: File Excel “nhẹ” hơn đồng nghĩa với việc máy tính của bạn sẽ xử lý nhanh hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.
- Dễ dàng chia sẻ: Việc gửi email hoặc chia sẻ file có dung lượng nhỏ sẽ thuận tiện hơn rất nhiều, tránh tình trạng nghẽn mạng hay tốn thời gian chờ đợi.
- Không cần phần mềm nén file: Bạn sẽ không cần phải cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nén file nào khác, giúp tiết kiệm dung lượng ổ cứng và giữ cho máy tính luôn gọn gàng.
Các cách giảm dung lượng file Excel hiệu quả
1. Xóa định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) tuy hữu ích nhưng lại ngốn khá nhiều dung lượng. Nếu không thực sự cần thiết, bạn nên xóa bỏ chúng:
- Mở file Excel, chọn một ô được định dạng.
- Vào tab Home > Conditional Formatting > Clear Rules.
- Chọn Clear from Selected Cells để xóa định dạng của ô đó hoặc Clear Rules from Entire Sheet để xóa định dạng khỏi toàn bộ sheet.
Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
2. Cắt giảm ô tính ở vùng chưa sử dụng
Thói quen “tích trữ” dữ liệu trên Excel có thể khiến file của bạn trở nên nặng nề. Hãy mạnh dạn xóa bỏ những vùng không sử dụng đến:
- Chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống.
- Bấm chuột phải vào vùng bôi đen và chọn Delete.
3. Xóa Data Links
Data Links giúp liên kết dữ liệu từ các file khác, nhưng đồng thời cũng làm tăng dung lượng file Excel. Nếu không cần thiết, hãy xóa bỏ chúng:
- Vào tab Data > Edit Links.
- Chọn link liên kết muốn xóa > Break Link > Break Links để xác nhận.
4. Nén ảnh trong Excel
Hình ảnh thường chiếm dung lượng lớn trong file Excel. Hãy nén chúng để giảm dung lượng file mà vẫn đảm bảo chất lượng hình ảnh ở mức chấp nhận được:
- Chọn hình ảnh muốn nén > vào tab Format > Compress Pictures.
- Bỏ tích mục Apply only to this picture > chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing > OK.
5. Xóa Watch
Watch giúp theo dõi giá trị của một ô cụ thể, nhưng cũng có thể làm tăng dung lượng file. Nếu không cần sử dụng, hãy xóa bỏ chúng:
- Vào tab Formulas > Watch Window > Delete Watch.
6. Xóa bỏ các Named Range
Named Range giúp đặt tên cho một vùng dữ liệu cụ thể, nhưng nếu không được sử dụng hợp lý, chúng cũng có thể làm tăng dung lượng file. Hãy kiểm tra và xóa bỏ những Named Range không cần thiết:
- Vào tab Formulas > Name Manager.
- Chọn tên muốn xóa > Delete > OK.
7. Lưu file Excel dưới dạng Binary Workbook
Lưu file Excel dưới dạng Excel Binary Workbook (.xlsb) giúp giảm dung lượng file đáng kể:
- Vào tab File > Save as > Browse.
- Tại mục Save as type, chọn Excel Binary Workbook > Save.
Kết luận
Trên đây là 7 cách giảm dung lượng file Excel nhanh chóng và hiệu quả. Hãy áp dụng ngay để tối ưu hóa hiệu suất làm việc với Excel của bạn nhé! Đừng quên chia sẻ bài viết hữu ích này đến bạn bè và đồng nghiệp của bạn.
