Bạn đã bao giờ lỡ tay gửi nhầm email quan trọng, chứa nội dung sai sót hoặc quên đính kèm tài liệu? Đừng lo lắng! Tính năng thu hồi email trong Outlook sẽ giúp bạn xử lý tình huống “dở khóc dở cười” này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bài viết này trên trangtingame.com sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách thu hồi và thay thế email đã gửi trong Outlook, giúp bạn làm chủ hộp thư của mình.
Outlook Recall – “Cứu cánh” cho những email gửi nhầm
Thu hồi email (Recall) là tính năng hữu ích của Microsoft Outlook, cho phép bạn “rút lại” email đã gửi khỏi hộp thư đến của người nhận. Điều này giúp ngăn chặn người nhận đọc được email chứa thông tin sai sót, nhầm lẫn, đảm bảo tính bảo mật và chuyên nghiệp trong công việc.
Hướng dẫn thu hồi email đã gửi trong Outlook
Hướng dẫn này áp dụng cho Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, Office for business, Outlook 2013, 2010 và 2007.
Thu hồi email nhanh chóng
- Mở Outlook và chọn mục “Sent Items” (Thư đã gửi).
- Nhấp đúp vào email cần thu hồi.
- Chọn “Actions” (Hành động) -> “Recall This Message” (Thu hồi thư này).
- Chọn tùy chọn thu hồi và nhấn “OK”.
Hướng dẫn chi tiết từng bước
Bước 1: Mở Outlook và truy cập vào thư mục “Sent Items” (Thư đã gửi) ở khung bên trái. Tìm và nhấp đúp vào email bạn muốn thu hồi.
Mở hộp thư đã gửi (Sent Items)Mở hộp thư đã gửi (Sent Items)
Bước 2: Cửa sổ email hiện ra. Trên thanh công cụ, chọn “Actions” (Hành động) và sau đó click vào “Recall This Message” (Thu hồi thư này) trong menu xổ xuống.
Chọn Actions > Recall This MessageChọn Actions > Recall This Message
Bước 3: Hộp thoại “Recall This Message” (Thu hồi thư này) xuất hiện. Bạn có hai lựa chọn:
- Delete unread copies of this message: Xóa email chưa đọc. Lựa chọn này chỉ đơn giản là xóa email khỏi hộp thư đến của người nhận nếu họ chưa mở.
- Delete unread copies and replace with a new message: Xóa email chưa đọc và thay thế bằng email mới. Tùy chọn này cho phép bạn sửa lỗi và gửi lại email chính xác.
Ngoài ra, bạn có thể tích vào ô “Tell me if recall succeeds or fails for each recipient” (Thông báo cho tôi biết việc thu hồi thành công hay thất bại cho từng người nhận) để theo dõi quá trình thu hồi.
Chọn chức năng cần sử dụngChọn chức năng cần sử dụng
Bước 4: Nhấn “OK” để hoàn tất quá trình thu hồi email. Nếu bạn chọn thay thế bằng email mới, một cửa sổ soạn thư mới sẽ mở ra để bạn chỉnh sửa và gửi lại.
Khi nào không thể thu hồi email?
Tính năng thu hồi email không phải lúc nào cũng hoạt động. Dưới đây là một số trường hợp thu hồi email có thể thất bại:
- Người nhận đã mở email.
- Người nhận hoặc người gửi không sử dụng Outlook hoặc Office 365.
- Người nhận và người gửi không thuộc cùng một tổ chức/domain.
- Email được gửi đến hộp thư công cộng.
Tổng kết
Việc thu hồi email trong Outlook là một thủ thuật đơn giản nhưng vô cùng hữu ích, giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có. Hy vọng bài viết này trên trangtingame.com đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách sử dụng tính năng này. Hãy chia sẻ bài viết nếu bạn thấy nó bổ ích nhé!
