Bạn muốn tạo chữ ký email tự động trên Outlook để thể hiện sự chuyên nghiệp và cá nhân hóa thương hiệu? Bài viết này trên trangtingame.com sẽ hướng dẫn bạn cách tạo, thêm và tùy chỉnh chữ ký email trong Outlook một cách chi tiết và dễ hiểu, giúp bạn nâng tầm email của mình chỉ trong vài bước đơn giản.
Tại sao cần tạo chữ ký email?
Email là một công cụ giao tiếp quan trọng trong công việc và cuộc sống. Một chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ đơn thuần là thông tin liên hệ mà còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với người nhận và xây dựng thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Vậy nên, hãy đầu tư thời gian để tạo một chữ ký email ấn tượng, thể hiện đúng phong cách và cá tính của bạn.
- Danh thiếp điện tử: Chữ ký email đóng vai trò như một danh thiếp điện tử, cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ cần thiết cho người nhận một cách nhanh chóng và tiện lợi.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp: Chữ ký email được thiết kế tốt sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của bạn hoặc doanh nghiệp.
- Xây dựng thương hiệu: Chữ ký email là một kênh quảng bá hiệu quả, giúp người nhận dễ dàng nhận diện thương hiệu và tiếp cận với website, mạng xã hội của bạn.
- Tiết kiệm thời gian: Chữ ký email tự động giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc phải nhập thông tin thủ công mỗi khi gửi email.
alt text: Giao diện tạo chữ ký email trong Outlook
Cách tạo chữ ký email tự động trong Outlook
Hướng dẫn nhanh
Mở Outlook > Home > New Email > Insert > Signature > Signature > New > Đặt tên chữ ký > OK > Nhập nội dung chữ ký > OK.
Hướng dẫn chi tiết
- Mở Outlook và tạo email mới (New Email).
- Trong tab Insert, chọn Signature > Signature.
-800×450.png)
- Trong hộp thoại Signature and Stationery, chọn New và đặt tên cho chữ ký mới. Nhấn OK.
- Nhập nội dung chữ ký vào ô Edit Signature. Bạn có thể thêm thông tin như họ tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, email, địa chỉ, website, mạng xã hội,…
alt text: Nhập thông tin cơ bản của chữ ký email
- Tùy chỉnh font chữ, màu sắc, chèn hình ảnh hoặc logo theo ý muốn.
alt text: Cách chèn hình ảnh hoặc logo vào chữ ký email
- Tại mục “Choose default signature”, chọn chữ ký mới tạo cho New messages (thư mới) và Replies/forwards (thư trả lời/chuyển tiếp).
- Nhấn OK để lưu lại.
Thêm chữ ký vào email thủ công
Nếu bạn không muốn chữ ký tự động xuất hiện trong mọi email, bạn có thể thêm thủ công. Khi soạn email mới, trong tab Message, chọn biểu tượng Signature và chọn chữ ký muốn sử dụng.
alt text: Thêm chữ ký email thủ công
Thay đổi hoặc xóa chữ ký email
Để thay đổi chữ ký, vào File > Options > Mail > Signatures. Chọn chữ ký muốn chỉnh sửa và cập nhật thông tin. Bạn cũng có thể xóa chữ ký tại đây.
alt text: Thay đổi chữ ký email trong Outlook
Kết luận
Việc tạo chữ ký email chuyên nghiệp trên Outlook không hề khó khăn như bạn nghĩ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn dễ dàng tạo và quản lý chữ ký email của mình. Hãy chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy hữu ích và để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào nhé!
-800×450.png)
alt text: Tùy chỉnh email tự động xuất hiện trên tất cả các thư mới của Outlook
alt text: Nhấn chọn File (Tệp) trên thanh công cụ
alt text: Vào hộp thoại Options (Cài đặt) để thay đổi chữ ký email tự động
alt text: Vào phần Signature (Chữ ký) để thay đổi chữ ký email đã tạo từ trước
