Bạn đang muốn quản lý email hiệu quả hơn với Outlook? Việc tạo nhóm email (group email) là một giải pháp tuyệt vời giúp bạn phân loại thư, gửi email hàng loạt đến nhiều người cùng lúc một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo nhóm, lập group email trong Outlook một cách chi tiết và dễ hiểu, từ cơ bản đến nâng cao.
Tại Sao Nên Tạo Nhóm Email trong Outlook?
Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao việc tạo nhóm email lại quan trọng và hữu ích:
- Phân loại email hiệu quả: Nhóm email giúp bạn sắp xếp thư theo địa chỉ, dự án, hoặc mục đích cụ thể, giúp hộp thư gọn gàng và dễ tìm kiếm.
- Gửi email hàng loạt nhanh chóng: Thay vì phải nhập từng địa chỉ email mỗi khi gửi thư cho một nhóm người, bạn chỉ cần nhập tên nhóm, tiết kiệm thời gian và công sức.
- Quản lý công việc chuyên nghiệp: Sử dụng nhóm email thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc, giúp bạn giao tiếp và cộng tác hiệu quả hơn với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng.
Tạo nhóm email trong Outlook
Hướng Dẫn Tạo Nhóm Email trong Outlook
Bài viết này hướng dẫn trên Outlook 2016 và Windows 10. Các phiên bản Outlook khác trên Windows cũng có thể thực hiện tương tự với một vài thay đổi nhỏ.
Hướng Dẫn Nhanh
- Mở Outlook.
- Chọn New Items > More Items > Contact Group.
- Chọn Add Members > New Email – Contact.
- Điền thông tin thành viên (tên hiển thị và địa chỉ email).
- Chọn Save & Close.
- Để truy cập nhóm, chọn biểu tượng nhóm ở góc trái màn hình.
Hướng Dẫn Chi Tiết
Bước 1: Mở phần mềm Outlook trên máy tính. Chọn New Items.
Alt: Nút New Items trong Outlook
Bước 2: Chọn More Items > Contact Group.
Alt: Chọn More Items rồi chọn Contact Group
Bước 3: Trong cửa sổ Contact Group, chọn Add Members.
Alt: Nút Add Members trong cửa sổ Contact Group
Bước 4: Chọn New Email – Contact.
Chọn New E-mail Contact
Bước 5: Điền thông tin thành viên: Display email (tên hiển thị) và Email address (địa chỉ email). Nhấn OK.
Điền thông tin thành viên
Bước 6: Đặt tên cho nhóm và chọn Save & Close.
Alt: Đặt tên cho nhóm và lưu lại
Bước 7: Để truy cập nhóm, chọn biểu tượng nhóm ở góc trái màn hình.
Truy cập nhóm
Kết Luận
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn nắm vững cách tạo nhóm email trong Outlook. Việc sử dụng nhóm email sẽ giúp bạn quản lý email và công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ nhé!
